จัดกล่องอีเมลแบบ 3 ระดับ

คำสั่งที่ฟังดูธรรมดาอย่าง “ช่วยจัดกล่องอีเมลให้สะอาดเรียบร้อยหน่อย” อาจแฝงการกระทำไว้หลากหลายระดับ ตั้งแต่การสรุปเนื้อหา, การติด Label, การกด Archive ย้ายอีเมลออกจากกล่องขาเข้า ไปจนถึงการคลิกลิงก์เพื่อกดยกเลิกการรับข่าวสาร (Unsubscribe) ซึ่ง Google เองก็ได้ยกตัวอย่างการสรุปหรือ Archive จดหมายข่าว ตลอดจนการ Unsubscribe ว่าเป็นงานที่ Spark สามารถทำได้จริง แต่แทนที่จะมอบสิทธิ์ทั้งหมดให้ AI จัดการในคราวเดียว เราควร แบ่งระดับการจัดการออกเป็น 3 ขั้น เพื่อความปลอดภัยสูงสุด

ในบทนี้เราจะใช้รายการอีเมลสมมุติร่วมกับการค้นหาบน Gmail ด้วยคีย์เวิร์ดที่ไม่มีอยู่จริง โดยเราจะไม่สร้างอีเมล ติด Label หรือ Archive ข้อมูลจริงในบัญชีเพียงเพื่อจะถ่ายภาพเปรียบเทียบ Before/After แต่เป้าหมายสำคัญคือการสร้าง “แผนผังการจัดการที่ตรวจสอบได้” (Action Plan) ขึ้นมาก่อน เพื่อให้เราเป็นผู้เลือกอนุมัติการกระทำในแต่ละระดับผ่าน Task แยกต่างหาก

3 ลำดับขั้นการจัดการ Inbox

ระดับที่ 1 · อ่านและคงสภาพเดิม

ค้นหา สรุป จัดกลุ่ม และประเมินความสำคัญโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ ใน Gmail เหมาะสำหรับรอบสำรวจแรกและอีเมลที่ยังต้องรอการตัดสินใจ

ระดับที่ 2 · เสนอการติด Label

Spark มีความสามารถในการติด Label แต่ในรอบแรกควรให้ระบบ “เสนอรายชื่อ Label พร้อมอีเมลที่ตรงเกณฑ์” ขึ้นมาก่อน โดยยังไม่สร้างหรือติด Label จริง เมื่อเราตรวจสอบความถูกต้องแล้ว จึงค่อยแยกสั่ง Task ใหม่เพื่อติด Label เป็นรายกลุ่ม

ระดับที่ 3 · เสนอชื่อเพื่อ Archive หรือ Unsubscribe

คำว่า “เสนอชื่อ (Candidate)” มีความสำคัญมาก เพราะการวิเคราะห์ของ AI ยังไม่ใช่การอนุมัติ การ Archive จะเปลี่ยนตำแหน่งของอีเมลใน Gmail ส่วนการ Unsubscribe อาจต้องเปิดเว็บภายนอกและส่งข้อมูลไปยังผู้ให้บริการอื่น จึงต้องมีจุดหยุด (Stop condition) ให้คนตรวจสอบผู้ส่ง เว็บไซต์ปลายทาง และผลกระทบก่อนเสมอ