ประชุมจบแล้วไม่มีใครจำได้ว่าตกลงอะไรไปบ้าง
ชุด 8 ขั้นที่เปลี่ยนไฟล์อัดประชุมสองชั่วโมงให้เป็นบันทึกหน้าเดียวที่ส่งเข้าไลน์กลุ่มได้เลย มีทั้งขั้นที่ต้องลงมือทำเองและพรอมต์ที่ก๊อปไปวางได้ทันที
อัดประชุมไว้ก่อนได้ไฟล์เสียงที่จะเอาไปทำทุกอย่างต่อลงมือทำเอง
ถ้าประชุมออนไลน์ Zoom กับ Google Meet กดอัดได้ในตัวโปรแกรม แล้วดาวน์โหลดไฟล์ลงเครื่องหลังประชุมจบ ถ้าประชุมในห้อง ใช้แอปอัดเสียงในมือถือวางไว้กลางโต๊ะก็พอ วางให้ใกล้คนที่พูดมากที่สุดจะได้เสียงชัดกว่าวางตรงกลางเป๊ะ ๆ และบอกที่ประชุมก่อนว่ากำลังอัดอยู่ทุกครั้ง
ภาพประกอบ: วางเครื่องอัดใกล้คนที่พูดมากที่สุด ไม่ใช่กลางโต๊ะเป๊ะ ๆ เปิดที่ที่รับไฟล์เสียงได้มีที่อัปโหลดไฟล์ก่อนจะสั่งอะไรลงมือทำเอง
Google AI Studio ใช้ฟรีด้วยบัญชี Google และรับไฟล์เสียงยาวได้ กดปุ่มรูปคลิปหนีบกระดาษเพื่ออัปโหลดไฟล์ที่ได้จากข้อ 1 รอจนขึ้นชื่อไฟล์ในช่องแชท แล้วค่อยไปข้อถัดไป ถ้าใช้ ChatGPT แบบเสียเงินอยู่แล้วก็อัปโหลดในนั้นได้เหมือนกัน
ถอดเสียงให้เป็นข้อความที่แยกคนพูดได้ได้ข้อความเต็มพร้อมเวลาและชื่อผู้พูดพรอมต์ · คัดลอกได้
prompt-3.mdไฟล์เสียงที่แนบมาคือการประชุมงาน ช่วยถอดเป็นข้อความให้ครบทั้งไฟล์
กติกาในการถอด:
- ถอดตามที่พูดจริง อย่าเรียบเรียงใหม่ อย่าตัดคำพูดที่ฟังดูไม่เข้าท่าออก
- แยกผู้พูดเป็น ผู้พูด 1 ผู้พูด 2 ไปเรื่อย ๆ ถ้าในเสียงมีคนเรียกชื่อกัน ให้เปลี่ยนไปใช้ชื่อนั้นแทน และบอกด้วยว่าเปลี่ยนตอนไหนเพราะได้ยินชื่อจากตรงไหน
- ใส่เวลาเป็น [นาที:วินาที] ทุกครั้งที่เปลี่ยนคนพูด
- ช่วงไหนฟังไม่ออก ให้เขียนว่า [ฟังไม่ชัด 12:34] ตรงตำแหน่งนั้น ห้ามเดาคำแล้วเขียนลงไปเหมือนได้ยินจริง
- ศัพท์เฉพาะ ชื่อบริษัท ชื่อระบบ ถ้าไม่แน่ใจว่าสะกดยังไง ให้เขียนตามที่ได้ยินแล้ววงเล็บว่า [สะกดตามเสียง]
ขึ้นต้นด้วยบรรทัดเดียวว่าไฟล์นี้ยาวกี่นาที และมีคนพูดกี่คน แล้วค่อยตามด้วยข้อความที่ถอดคัดลอกแล้ววางในแชทได้เลยอย่าเพิ่งส่งจนกว่าจะเช็คชื่อคนกับตัวเลขในข้อ 7 เสร็จ
ย่อให้เหลือเฉพาะเรื่องที่คุยกันจริงได้ตารางหัวข้อ ข้อสรุป และเหตุผลพรอมต์ · คัดลอกได้
prompt-4.mdจากข้อความประชุมข้างบน ช่วยจัดให้เป็นบันทึกการประชุมที่คนไม่ได้เข้าประชุมอ่านแล้วเข้าใจ
ตอบมาเป็นตารางที่มี 4 คอลัมน์:
| หัวข้อที่คุย | ข้อสรุป | เหตุผลที่สรุปแบบนั้น | ใครเป็นคนเสนอ |
กติกา:
- หนึ่งแถวคือหนึ่งเรื่อง เรียงตามลำดับที่คุยกันในห้อง ไม่ต้องจัดกลุ่มใหม่
- ช่องข้อสรุปเขียนเป็นประโยคที่จบในตัว คนอ่านต้องเข้าใจโดยไม่ต้องอ่านช่องอื่น
- เรื่องไหนคุยแล้วยังไม่ได้ข้อสรุป ให้เขียนในช่องข้อสรุปว่า ยังไม่สรุป แล้วบอกด้วยว่าติดตรงไหน
- เรื่องที่พูดผ่าน ๆ ไม่เกินสองสามประโยคและไม่มีใครสานต่อ ไม่ต้องใส่ในตาราง
- ห้ามเติมเรื่องที่ไม่ได้พูดในห้อง แม้จะดูเป็นเรื่องที่ควรคุย
ใต้ตารางเขียนสามบรรทัดว่า ประชุมนี้ตกลงอะไรไปแล้วบ้าง โดยสรุปให้คนที่มีเวลาอ่านแค่สามบรรทัดคัดลอกแล้ววางในแชทได้เลยอย่าเพิ่งส่งจนกว่าจะเช็คชื่อคนกับตัวเลขในข้อ 7 เสร็จ
ดึงสิ่งที่ต้องทำต่อออกมาให้ครบได้รายการงานที่มีชื่อคนและกำหนดส่งติดอยู่พรอมต์ · คัดลอกได้
prompt-5.mdจากข้อความประชุมเดิม ช่วยหาทุกอย่างที่มีคนรับปากว่าจะทำ หรือถูกมอบหมายให้ทำ
ตอบมาเป็นตาราง:
| สิ่งที่ต้องทำ | ใครทำ | ภายในเมื่อไหร่ | ได้มาจากประโยคไหนในประชุม |
กติกา:
- ช่องสุดท้ายให้ยกประโยคที่ได้ยินจริงมาใส่ อย่าสรุปใหม่ เพราะช่องนี้มีไว้ให้เราตรวจย้อนได้
- ถ้าไม่มีใครระบุวันชัด ให้เขียนว่า ไม่ได้ระบุวัน อย่าเดาวันให้
- ถ้าไม่ชัดว่าใครรับ ให้เขียนว่า ยังไม่มีเจ้าของ แล้วใส่ชื่อคนที่น่าจะเกี่ยวไว้ในวงเล็บ
- นับรวมสิ่งที่พูดแบบไม่เป็นทางการด้วย เช่น เดี๋ยวผมลองดูให้ หรือ ไว้ผมเช็คแล้วบอก
- เรียงจากงานที่มีกำหนดส่งเร็วที่สุดไปช้าที่สุด งานที่ไม่ได้ระบุวันไว้ล่างสุด
ปิดท้ายด้วยบรรทัดเดียวว่ามีงานกี่ชิ้นที่ยังไม่มีเจ้าของคัดลอกแล้ววางในแชทได้เลยอย่าเพิ่งส่งจนกว่าจะเช็คชื่อคนกับตัวเลขในข้อ 7 เสร็จ
หาเรื่องที่ยังค้างและยังไม่มีใครพูดถึงได้รายการเรื่องที่ต้องตามต่อในประชุมหน้าพรอมต์ · คัดลอกได้
prompt-6.mdจากข้อความประชุมเดิม ช่วยหาสิ่งที่ยังไม่จบ แบ่งเป็นสามหัวข้อ
1. เรื่องที่ยกขึ้นมาแล้วแต่ยังไม่ได้ข้อสรุป
บอกด้วยว่าติดตรงไหน เช่น รอข้อมูล รอคนตัดสินใจ หรือเถียงกันไม่จบ
2. เรื่องที่มีคนพูดถึงแค่ครั้งเดียวแล้วบทสนทนาไหลไปเรื่องอื่น
ยกประโยคนั้นมาด้วย เรื่องพวกนี้มักเป็นเรื่องที่หลุดไปเลย
3. คำถามที่ควรถามแต่ไม่มีใครถามในห้อง
ให้ดูจากข้อสรุปที่ตกลงกันไป แล้วบอกว่ามีสมมติฐานอะไรที่ยังไม่มีใครยืนยัน เขียนเป็นคำถามที่ถามได้จริงในประชุมหน้า อย่างน้อย 3 ข้อ
ข้อ 3 ให้แยกให้ชัดว่าเป็นข้อสังเกตของคุณ ไม่ใช่สิ่งที่มีคนพูดในห้องคัดลอกแล้ววางในแชทได้เลยอย่าเพิ่งส่งจนกว่าจะเช็คชื่อคนกับตัวเลขในข้อ 7 เสร็จ
เช็คชื่อคน ตัวเลข และวันที่กับต้นฉบับมั่นใจว่าสิ่งที่จะส่งไม่มีของที่ AI แต่งขึ้นลงมือทำเอง
เปิดตารางจากข้อ 5 คู่กับข้อความที่ถอดไว้จากข้อ 3 แล้วไล่เช็คทีละแถวเฉพาะสามอย่าง คือชื่อคน ตัวเลข และวันที่ ใช้ช่องที่ยกประโยคต้นฉบับมาเป็นตัวไล่ กด Ctrl+F ค้นประโยคนั้นในข้อความที่ถอด ถ้าหาไม่เจอแปลว่าแถวนั้นเชื่อไม่ได้ ให้ลบทิ้งหรือกลับไปฟังไฟล์เสียงตรงเวลานั้นเอง สามอย่างนี้คือสิ่งที่ AI พลาดแล้วเสียหายที่สุด และเป็นสิ่งที่ใช้เวลาเช็คไม่เกินห้านาที
เปิดตารางคู่กับข้อความที่ถอดไว้ แล้วไล่เช็คทีละแถว เขียนข้อความส่งให้ทีมอ่านจริงได้ข้อความที่วางลงไลน์กลุ่มหรืออีเมลได้เลยพรอมต์ · คัดลอกได้
prompt-8.mdเอาบันทึกการประชุมกับตารางงานที่ตรวจแล้วข้างบนมาเขียนเป็นข้อความส่งทีม
เขียนมาสองแบบให้เลือก:
แบบที่ 1 สำหรับวางในไลน์กลุ่มหรือแชททีม
- ยาวไม่เกิน 12 บรรทัด อ่านจบในลิฟต์
- บรรทัดแรกบอกเลยว่าประชุมนี้ตกลงอะไร ไม่ใช่บอกว่าประชุมเรื่องอะไร
- ตามด้วยงานที่ต้องทำ เขียนเป็น ชื่อ: สิ่งที่ต้องทำ (วันที่) บรรทัดละคน
- ปิดท้ายด้วยเรื่องที่ยังไม่จบ ไม่เกินสองบรรทัด
- ห้ามใช้อีโมจิ ห้ามขึ้นต้นว่า สรุปการประชุมวันนี้
แบบที่ 2 สำหรับส่งอีเมลถึงหัวหน้าหรือคนนอกทีม
- มีหัวข้ออีเมลที่บอกผลลัพธ์ ไม่ใช่บอกว่าเป็นสรุปประชุม
- เนื้อความไม่เกิน 200 คำ เรียงเป็น ตกลงอะไรไปแล้ว ใครทำอะไรต่อ อะไรยังค้าง
- ลงท้ายด้วยประโยคเดียวว่าถ้าใครเห็นว่าตรงไหนไม่ตรงกับที่คุยให้ทักกลับมาภายในเมื่อไหร่
ทั้งสองแบบใช้เฉพาะข้อมูลจากข้างบน ห้ามเติมความเห็นหรือคำสุภาพที่ไม่มีเนื้อหาคัดลอกแล้ววางในแชทได้เลยอย่าเพิ่งส่งจนกว่าจะเช็คชื่อคนกับตัวเลขในข้อ 7 เสร็จ
ไม่ตรงสักข้อ · เลือกจากอาการที่ตรงกับคุณ
ผลลัพธ์ที่จะได้จากข้อ 5
| สิ่งที่ต้องทำ | ใครทำ | ภายในเมื่อไหร่ | ได้มาจากประโยคไหนในประชุม |
|---|---|---|---|
| ส่งตัวเลขยอดขายไตรมาสสามให้ฝ่ายบัญชี | พี่เอ | ศุกร์นี้ | "ยอดไตรมาสสามเดี๋ยวผมส่งให้บัญชีภายในศุกร์นี้นะครับ" |
| แก้หน้าเช็คเอาต์ให้กดปุ่มบนมือถือได้ | ทีมหน้าบ้าน | ไม่ได้ระบุวัน | "เรื่องปุ่มบนมือถือที่กดไม่ติด ทีมหน้าบ้านรับไปแก้นะ" |
| หาข้อมูลว่าคู่แข่งคิดค่าส่งเท่าไหร่ | ยังไม่มีเจ้าของ (น่าจะเป็นทีมการตลาด) | ไม่ได้ระบุวัน | "เรื่องค่าส่งของเจ้าอื่น ใครสะดวกลองเช็คให้หน่อย" |
| นัดคุยกับซัพพลายเออร์เรื่องราคาใหม่ | คุณบี | ก่อนสิ้นเดือน | "ไว้ผมนัดเจ้าของโรงงานคุยเรื่องราคาก่อนสิ้นเดือนให้" |
มีงาน 1 ชิ้นที่ยังไม่มีเจ้าของ
ลองพรอมต์อื่นในแนวเดียวกัน
ดูพรอมต์ทั้งหมด
เขียน Task Brief มอบหมายงานทีมให้ชัดจน Execute ได้ทันที
สร้าง Task Brief ครบทุกมิติ ตั้งแต่วัตถุประสงค์ ขอบเขตงาน ผลลัพธ์ที่คาดหวัง Out of Scope จนถึงคำถามที่ต้องชี้แจงก่อนเริ่ม เพื่อให้ทีมเริ่มงานได้ทันทีโดยไม่ต้องถามซ้ำ
เขียน Weekly Reflection Journal หลังเรียน ทบทวนความเข้าใจและตั้งเป้าหมายสัปดาห์หน้า
สร้าง weekly reflection journal ที่มีโครงสร้างชัดเจน ช่วยนักเรียนสรุปสิ่งที่เรียนรู้ วิเคราะห์จุดที่ยังสับสน ประเมินตัวเอง และวางเป้าหมาย SMART สำหรับสัปดาห์ถัดไป
สร้าง Outline Presentation 10-15 Slides พร้อม Story Arc และ Ask
สร้าง outline สไลด์สำหรับ presentation ระดับมืออาชีพ 10-15 สไลด์ ที่มี story arc ชัดเจนตั้งแต่ Opening Hook จนถึง Ask โดยแต่ละสไลด์มี key message เป็นประโยคบอกเล่าและจำกัดไม่เกิน 3 bullet points